در دنیای پرشتاب امروز وابستگی بیش از پیش به فضای مجازی، سازمانها را در برابر تهدیدهای بالقوه آسیبپذیر میسازد، قطعی این فضا میتواند پیامدهای جبرانناپذیری داشته باشد. این یادداشت، یک راهنمای جامع و عملی برای مدیران روابط عمومی ارایه میدهد تا با آمادگی، واکنش سریع و مدیریت هوشمندانه، در شرایط بحرانی، ارتباط با ذینفعان را حفظ کرده و به حفظ اعتماد عمومی کمک کنند.
در عصری که ارتباطات دیجیتال به رکن اساسی فعالیتهای سازمانها تبدیل شده است، تهدیدهای ناشی از قطعی فضای مجازی، به یک نگرانی جدی تبدیل شده است. از حملات سایبری و قطعی شبکههای مخابراتی گرفته تا بلایای طبیعی، وقوع بحرانهای ارتباطی غیرقابل پیشبینی، سازمانها را به چالش میکشد. این یادداشت به عنوان یک راهنمای جامع، با ارائه استراتژیها و تاکتیکهای عملی، به مدیران روابط عمومی کمک میکند تا با آمادگی لازم، بحرانهای ارتباطی را مدیریت کرده و از آسیبهای احتمالی جلوگیری کنند.
بخش اول: آمادگی پیش از بحران - سنگ بنای مدیریت موفق:
آمادگی، کلید اصلی مقابله با بحران است. این بخش بر تدوین یک طرح ارتباطی جامع، آموزش و سازماندهی تیم بحران و تهیه منابع ارتباطی مستقل از اینترنت تمرکز دارد.
- تدوین طرح ارتباطی بحران : این طرح باید شامل شناسایی ریسکها، تعیین اهداف، شناسایی ذینفعان، تعیین تیم بحران، تهیه پروتکلهای اطلاعرسانی و ایجاد لیست تماسهای اضطراری باشد.
- تشکیل و آموزش تیم بحران: تیم بحران باید متشکل از افراد متخصص با مهارتهای ارتباطی و تصمیمگیری قوی باشد و به طور منظم آموزشهای لازم را دریافت کند.
- ذخیره منابع ارتباطی مستقل از اینترنت: این منابع شامل ابزارهای ارتباطی آفلاین (رادیوهای دستی، تلفنهای ثابت)، رسانههای چاپی (بولتنها، بروشورها) و مکانهای امن برای استقرار تیم بحران و انتشار اطلاعات است .
بخش دوم: واکنش سریع در شرایط بحران - حفظ جریان اطلاعات:
هنگامی که بحران رخ میدهد، واکنش سریع و مؤثر، حیاتی است. این بخش بر استفاده از کانالهای ارتباطی جایگزین، ایجاد پایگاههای فیزیکی اطلاعرسانی و هماهنگی با نهادهای دولتی تمرکز دارد.
- استفاده از کانالهای ارتباطی جایگزین: در صورت قطعی فضای مجازی، باید از کانالهای ارتباطی سنتی مانند رادیو، تلویزیون، پیامک جمعی، بلندگوهای عمومی و شبکههای مردمی استفاده کرد.
- ایجاد پایگاههای فیزیکی اطلاعرسانی: استقرار ایستگاههای اطلاعرسانی و توزیع بولتنهای چاپی به اطلاعرسانی به عموم کمک میکند.
- هماهنگی با نهادهای دولتی و امدادی: همکاری نزدیک با سازمانهای دولتی و امدادی، تضمینکننده دریافت اطلاعات دقیق و بهروز و جلوگیری از انتشار اخبار نادرست است.
بخش سوم: بازیابی و ارزیابی - بهبود مستمر فرآیند مدیریت بحران:
پس از رفع بحران، باید فرآیند مدیریت بحران را ارزیابی و بهبود داد.
- بازگشت تدریجی به ارتباطات: بازسازی شبکههای ارتباطی و استفاده از شبکههای جایگزین، به بازیابی ارتباطات کمک میکند.
- ارزیابی پسابحران: بررسی نقاط قوت و ضعف اقدامات انجام شده و بهروزرسانی طرح ارتباطی بر اساس درسهای آموخته شده، برای بهبود مستمر فرآیند مدیریت بحران ضروری است.
کلام آخر:
مدیریت بحران در عصر قطعی فضای مجازی، نیازمند آمادگی، انعطافپذیری و هماهنگی است. با اجرای راهبردهای ارائه شده در این یادداشت، مدیران روابط عمومی میتوانند با حفظ ارتباط با ذینفعان، به کاهش آسیبها و حفظ اعتماد عمومی کمک کنند. مدیر روابط عمومی در این شرایط، بیشتر شبیه یک فرمانده عملیات اطلاعاتی میشود که باید با کمترین امکانات، بیشترین دقت و سرعت را داشته باشد، کلید موفقیت، داشتن یک برنامه مکتوب، از پیش تمرینشده و مستقل از فناوریهای شکننده است، او باید بتواند در تاریکترین شرایط ارتباطی، با یک بیسیم، یک بلندگو و یک تکه گچ، جریان اطلاعات شفاف و امیدبخش را به جامعه تزریق کند. این راهکارها نیازمند سرمایهگذاری اولیه بر روی سختافزارهای ارتباطی مستقل و سرمایه انسانی آموزشدیده است، اما برای نجات جانها و حفظ آرامش جامعه در بحران، کاملاً ضروری هستند.
